Como organizar um evento 

A organização de um evento é um desafio estimulante para qualquer profissional de comunicação. Independentemente da dimensão ou duração do evento em causa, é necessário planear cuidadosamente todas as etapas do mesmo. No artigo de hoje, damos-lhe algumas dicas que o vão ajudar a organizar um evento para a sua marca.

• Qual o propósito do evento? – Esta deve ser a primeira coisa na qual se deve focar. Se não souber qual o propósito para a realização de determinado evento, é quase certo que o mesmo não vá ter sucesso. É extremamente importante que consiga perceber quais as expectativas e objetivos que o cliente tem para o evento. Caso não o faça, e por mais espetacular que o evento possa vir a ser, corre sempre o risco de organizar algo completamente diferente daquilo que o cliente está à espera.

• Pensar um conceito – Qualquer evento deve ter um conceito que esteja na base da sua realização. Esse mesmo conceito deve ser pensado tendo em conta a cultura e a realidade da marca em causa e, como referido no ponto anterior, o propósito e objetivos do evento.

• Definir um orçamento – Antes de avançar para algo mais concreto, é importante ter uma ideia do orçamento que o cliente tem disponível para organizar um evento. Desta forma, já tem uma ideia do tipo de evento que pode ou não fazer. Posteriormente, deve apresentar uma proposta de orçamento para o cliente aprovar. Esta é uma boa estratégia para controlar o que vai gastar na organização da iniciativa.

• Data, Hora e Espaço – A escolha da data, da hora e do espaço a que se vai realizar o evento é um dos passos mais importantes em todo o processo. Tendo sempre em conta o que foi referido anteriormente, deve tentar encontrar um espaço que respeite a cultura organizacional da organização em causa. Deve também apresentar mais do que uma opção para que o cliente possa escolher.

• Atenção aos pormenores – Os pormenores podem tornar-se facilmente em “pormaiores”. A decoração, a luz, o catering, a música, entre outros elementos, são alguns dos aspetos a que por vezes não é prestada tanta atenção. Contudo, a verdade é que são pormenores que podem fazer toda a diferença.

Ao contrário do que se possa pensar, um evento não é fácil de se organizar. As propostas apresentadas ao longo do artigo pretendem facilitar todo este processo.